Imieniny:
KODEKS ETYCZNY
PRACOWNIKÓW
URZĘDU GMINY DUSZNIKI
Salus populi suprema lex
Dobro ludu niech będzie najwyższym prawem
Cyceron
Duszniki, maj 2005
PREAMBUŁA
Kodeks Etyczny Pracowników Urzędu Gminy Duszniki stanowi zbiór wartości i zasad, którymi powinni się kierować pracownicy Urzędu Gminy Duszniki podczas wykonywania zadań służbowych w miejscu pracy, a także poza nim.
Celem Kodeksu jest poprawa jakości funkcjonowania Urzędu oraz zwiększenie zaufania mieszkańców gminy do samorządu lokalnego i wsparcie pracowników w realizowaniu standardów etycznego postępowania.
Prace nad treścią Kodeksu Etycznego rozpoczęły się w styczniu 2005r. Wszyscy pracownicy posiadali realny wpływ na zapisy zawarte w Kodeksie, a wszystkie uwagi i propozycje były uzgadniane i uwzględniane w treści Kodeksu. Ostateczna wersja powstała w maju 2005r.
ZASADY ETYCZNEGO DZIAŁANIA
Pracownicy Urzędu Gminy Duszniki mają świadomość, że ich praca jest służbą publiczną, której celem nadrzędnym jest dobro wspólnoty samorządowej i każdego mieszkańca gminy z osobna.
Niniejszy Kodeks wspiera i promuje postępowanie pracowników oparte na wartościach i zasadach: sprawiedliwości, lojalności, szacunku, godności, odpowiedzialności, uczciwości.
1. Przy realizacji zadań pracownicy zobowiązują się kierować przepisami prawa oraz interesem wspólnoty samorządowej, pamiętając, że współtworzą wizerunek pracownika samorządowego.
2. Pracownicy realizują swoje obowiązki w sposób nie budzący wątpliwości etycznych i zwiększający zaufanie mieszkańców do samorządu, w szczególności zaś:
1) wykonują swoją pracę mając zawsze na względzie szacunek i poszanowanie godności interesantów oraz współpracowników, wykorzystując w maksymalnym stopniu swoją wiedzę i umiejętności,
2) angażują się w rozwój własnych kompetencji i wiedzy w celu jak najlepszego wykonywania pracy w Urzędzie,
3) przedkładają interes wspólnoty samorządowej nad interesy własne, a także środowiska, w którym przebywają,
4) wydają sprawiedliwe i uczciwe decyzje, a przy ich podejmowaniu kierują się literą prawa i interesem wspólnoty samorządowej,
5) podczas realizowania określonej procedury administracyjnej mają obowiązek udzielenia interesantowi wyczerpujących informacji, które mogą mieć wpływ na podjętą później decyzję administracyjną,
6) nie unikają przyznania się do własnej pomyłki, są gotowi do poniesienia odpowiedzialności za własny błąd oraz do natychmiastowego naprawienia konsekwencji niewłaściwego zachowania lub niewłaściwej decyzji,
7) zgodnie z prawem, w sposób racjonalny i oszczędny gospodarują budżetem gminy.
3. W bezpośrednich kontaktach z interesantami pracownicy Urzędu wyróżniają się: taktownością, uprzejmością, wysoką kulturą osobistą oraz przede wszystkim życzliwością i dbałością o odpowiednią i rzetelną obsługę interesanta, starając się pomóc w szybkim i sprawnym załatwieniu sprawy.
4. Pracownicy są lojalni wobec siebie i odnoszą się z szacunkiem do swoich zwierzchników i podwładnych.
ZAKOŃCZENIE
1. Kodeks jest własnością pracowników, którzy go przyjęli i w dniu podpisania go przez pracowników zostanie upubliczniony w celu poinformowania mieszkańców o standardach zachowania i wykonywania obowiązków służbowych, jakich mają prawo oczekiwać od pracowników Urzędu Gminy Duszniki.
2. Pracownicy nowo przyjmowani mają obowiązek zapoznania się z Kodeksem.
3. Z wnioskiem o wprowadzenie zmian w Kodeksie może wystąpić grupa co najmniej 5 pracowników Urzędu.
4. Oryginał Kodeksu znajduje się u Pełnomocnika ds. Systemu Jakości, który odpowiada również za nanoszenie zmian w Kodeksie i udostępnianie go nowym pracownikom Urzędu.
4. Kodeks postępowania wraz z procedurą monitorowania przestrzegania niniejszego Kodeksu oraz procedurą postępowania w przypadku jego naruszenia zostaną wprowadzone wewnętrznym zarządzeniem Wójta Gminy Duszniki.
Duszniki, dnia 20 maja 2005r.
/~/ Grażyna Gołaś /~/ Maria Woźniak /~/ Janina Matjasz
/~/ Kazimiera Słotwińska /~/ Teresa Liszkowska /~/ Hanna Drobnik
/~/ Piotr Terebecki /~/ Krystyna Stypińska /~/ Katarzyna Stencel
/~/ Łukasz Walor /~/ Marian Zaglaniczny /~/ Anna Stróżniak
/~/Emilia Gogołkiewicz-Kołecka /~/ Aleksandra Konieczna /~/ Jan Pieprzyk
/~/ Krystyna Sawińska /~/ Ryszard Grabarek /~/ Adam Woropaj
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 23/05
Wójta Gminy Duszniki z dnia 20 maja 2005r.
KODEKS POSTĘPOWANIA
opracowany na podstawie Kodeksu Etycznego
pracowników Urzędu Gminy Duszniki-
Wstęp
Kodeks postępowania jest narzędziem wdrażania zapisów kodeksu etycznego przyjętego przez pracowników Urzędu Gminy Duszniki. Przedstawia w sposób szczegółowy stosowanie zapisów kodeksu etycznego w praktyce poprzez sformułowanie działań pożądanych i niepożądanych w pracy urzędnika samorządowego.
Działania pożądane
Pracownicy Urzędu Gminy Duszniki powinni:
1) przestrzegać zapisów zawartych w Kodeksie Etycznym,
2) działać zgodnie z zasadą praworządności, czyli w taki sposób, aby decyzje i inne dokumenty dotyczące praw lub interesów pojedynczych osób posiadały podstawę prawną, a ich treść była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa,
3) zapewnić przestrzeganie zasady równego traktowania wszystkich interesantów Urzędu przy rozpatrywaniu wniosków i podejmowaniu decyzji, bez względu na ich narodowość, płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne, cechy genetyczne, język, religię lub wyznanie, przekonania polityczne lub inne, przynależność do mniejszości narodowej, posiadaną własność, urodzenie, inwalidztwo lub preferencje seksualne,
4) korzystać z nadanych im uprawnień wyłącznie w celu, w którym owe uprawnienia zostały urzędnikom nadane odpowiednim przepisem, lub dokumentem,
5) działać w zgodzie z zasadą bezstronności i niezależności, tj. powstrzymywać się od wszelkich form faworyzowania i nie dopuszczać do sytuacji, w której na postępowanie urzędnika ma wpływ interes osobisty, rodzinny lub finansowy bądź presja polityczna,
6) załatwiać sprawy w zgodzie z zasadą obiektywności, czyli uwzględniać tylko istotne dla sprawy czynniki,
7) działać zgodnie z praktyką administracyjną oraz służyć interesantom informacjami dotyczącymi sposobu postępowania w danej sprawie oraz o obowiązujących przepisach prawnych,
8) zachowywać się wobec klienta właściwie, uprzejmie, a odpowiadając na wnioski i zapytania udzielać jak najbardziej wyczerpującej i dokładnej odpowiedzi. W przypadku, kiedy urzędnik nie jest właściwy w danej sprawie, kieruje klienta do właściwej osoby,
9) w przypadku popełnienia błędu naruszającego prawa lub interesy pojedynczej osoby, przeprosić i skorygować skutki popełnionego błędu informując jednocześnie interesanta o przysługującym mu prawie odwołania się (zgodnie z KPA),
10) wysłuchać interesanta przekazującego ustnie wnioski, skargi i zażalenia oraz sporządzić z tego protokół i przedłożyć interesantowi do podpisu, a następnie przekazać do rozpatrzenia wyznaczonemu pracownikowi, który w terminie i na zasadach ustalonych przepisami prawa podejmuje odpowiednie kroki,
11) w przypadku kontaktu z klientem zdenerwowanym, rozgoryczonym bądź wulgarnym, wyjaśnić sprawę stanowczo lecz uprzejmie, starając się nie prowokować dodatkowo klienta, a w przypadku wyjątkowo nieprzyjemnej rozmowy, urzędnik powinien sporządzić notatkę służbową i przekazać ją swojemu przełożonemu,
12) udzielić informacji o stopniu zaawansowania sprawy interesantowi, którego dana sprawa dotyczy,
13) brać udział w szkoleniach aktualizujących bądź poszerzających wiedzę wymaganą na danym stanowisku pracy, w celu jak najlepszego wykonywania swojej pracy,
14) dbać o wygląd zewnętrzny, odpowiedni do rodzaju wykonywanej pracy, oraz właściwe zachowanie w stosunku do przełożonych, współpracowników oraz interesantów,
15) szanować mienie Urzędu i obywateli, odpowiednio wykorzystując dostępną infrastrukturę (wyposażenie biurowe, urządzenia i sprzęt dostępny na danym stanowisku pracy) i materiały dostarczone przez klientów (dokumenty, znaki skarbowe, itp.),
16) szanować zapisy zawarte w odpowiednich dokumentach dotyczące czasu i rodzaju wykonywanej pracy, odpowiedzialności za wykonywane zadania, sposobu i zakresu udzielania informacji, przestrzegania przepisów, itp.,
17) w przypadku, kiedy zachodzi obawa nie przestrzegania przez współpracowników lub przełożonych kodeksu etycznego i kodeksu postępowania, poinformować kierownictwo urzędu o takiej sytuacji ustnie lub na piśmie.
Działania niepożądane
Pracownicy Urzędu Gminy Duszniki nie mogą:
1) przy rozpatrywaniu spraw kierować się uprzedzeniami, odmiennością poglądów, wyznania, itp.,
2) kierować się interesem własnym lub swojej rodziny,
3) przyjmować korzyści majątkowych od interesanta, czy też obietnic spełnienia jakichkolwiek świadczeń na rzecz urzędnika w zamian za korzystne załatwienie sprawy tegoż interesanta,
4) odmówić obywatelowi udzielenia informacji o stanie załatwienia jego sprawy oraz możliwości wglądu do dokumentów udostępnianych publicznie,
5) odnosić się do klientów z brakiem szacunku, obelżywie lub lekceważąco,
6) odmówić przyjęcia skargi od klienta, z wyjątkiem sytuacji, gdy klient nie dopełni obowiązku określonego przepisami (podanie imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania),
7) udzielać informacji o sprawie osobom z nią niezwiązanym,
8) ujawniać informacji poufnych i danych osobowych pracowników i obywateli, bądź wykorzystywać ich do własnych celów i prywatnych korzyści,
9) wykorzystywać udostępnioną infrastrukturę (wyposażenie biurowe, urządzenia i sprzęty) i materiały (dokumenty, opłaty skarbowe, mapy, itp.) do celów innych niż zostały przeznaczone.
Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 23/05
Wójta Gminy Duszniki z dnia 20 maja 2005r.
MONITOROWANIE PRZESTRZEGANIA
KODEKSU ETYCZNEGO I KODESU POSTĘPOWANIA
PRACOWNIKÓW URZĘDU GMINY DUSZNIKI
1. Cel
Celem opracowania niniejszej procedury[1] jest określenie zasad monitorowania i kontroli przestrzegania Kodeksu Etycznego i Kodeksu Postępowania przez pracowników Urzędu Gminy Duszniki, jak również konsekwencji wynikających z naruszenia ustaleń Kodeksów.
2. Zakres obowiązywania
Procedura monitorowania przestrzegania w/w Kodeksów obowiązuje wszystkich pracowników administracyjnych Urzędu Gminy Duszniki i dotyczy wszystkich usług świadczonych przez Urząd Gminy Duszniki, ustalonych odpowiednimi przepisami prawa i opisanych w kartach informacyjnych.
Pełnomocnik ds. Systemu Jakości w Urzędzie Gminy Duszniki jest odpowiedzialny za aktualizację procedury.
3. Opis
Pracownicy Urzędu mają obowiązek stosować się do przepisów umieszczonych w Kodeksach, jak również stale monitorować ich przestrzeganie w stosunku do własnej osoby jak i działań współpracowników i przełożonych.
Monitorowanie przestrzegania Kodeksów następuje poprzez:
a) bieżącą obserwację współpracowników i przełożonych i zgłaszanie kierownictwu urzędu wszelkich nieprawidłowości i dowodów na nie przestrzeganie Kodeksów z użyciem formularza raportu z monitoringu,
b) analizę skarg wpływających do urzędu i informowanie kierownictwa urzędu o skargach na pracę lub zachowanie pracownika urzędu, które wskazują na nie przestrzeganie przez niego Kodeksów z użyciem formularza raportu z monitoringu,
c) analizę obiektywnych dowodów uzyskiwanych z przeprowadzanych auditów wewnętrznych planowych i pozaplanowych we wszystkich komórkach urzędu, w tym przypadku zastosowanie mają procedury systemu jakości P-SZJ/3 Wewnętrzny audit jakości i P-SZJ/4 Działania korygujące i zapobiegawcze; w przypadku uzyskania dowodu naruszenia zasad Kodeksów, auditorzy wewnętrzni, niezależnie od procedury auditu wewnętrznego, wypełniają formularz raportu z monitoringu;
d) wnikliwe sprawdzenie informacji i doniesień od osób z zewnątrz, które mogły być świadkami nie przestrzegania Kodeksów, z użyciem formularza raportu z monitoringu.
Pracownik, który wykryje naruszenie Kodeksów informuje o tym kierownictwo urzędu (Wójta, Zastępcę Wójta, Sekretarza lub Skarbnika, w zależności od rodzaju i wagi sprawy oraz osoby, której informacja dotyczy) na wskazanym formularzu. W przypadku przyjęcia informacji o nieprawidłowościach lub nieprzestrzeganiu Kodeksu przez jakiegokolwiek pracownika urzędu, kierownictwo podejmuje działania opisane w Procedurze postępowania w przypadku naruszenia Kodeksów, będącej załącznikiem nr 4 do Zarządzenia nr 23/05 Wójta Gminy Duszniki z dnia 20 maja 2005r.
4. Dokumenty związane
1. Kodeks Etyczny pracowników Urzędu Gminy Duszniki
2. Kodeks Postępowania przyjęty Zarządzeniem nr 23/05 Wójta Gminy Duszniki z dnia 20 maja 2005r.
3. Postępowanie w przypadku naruszenia Kodeksu Etycznego i/lub Kodeksu Postępowania pracowników Urzędu Gminy Duszniki
4. Procedury systemu jakości P-SZJ/3 i P-SZJ/4
5. Formularze
1. Raport z monitoringu
[1] Def. sposób postępowania w danej sprawie; pomimo włączenia Kodeksu Etycznego, Kodeksu Postępowania oraz niniejszego dokumentu w system zarządzania jakością Urzędu pojęcie to nie jest tożsame z procedurą systemu zarządzania jakością, choć zakres obowiązywania i inne cechy są podobne;
Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 23/05
Wójta Gminy Duszniki z dnia 20 maja 2005r.
POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU NARUSZENIA
KODEKSU ETYCZNEGO I/LUB KODEKSU POSTĘPOWANIA
PRACOWNIKÓW URZĘDU GMINY DUSZNIKI
1. Cel
Celem opracowania niniejszej procedury jest stworzenie mechanizmu działania w przypadku stwierdzenia łamania zasad Kodeksu Etycznego i Kodeksu Postępowania przez pracowników Urzędu Gminy Duszniki, jak również konsekwencji wynikających z naruszenia ustaleń Kodeksów.
2. Zakres obowiązywania
Procedura postępowania w przypadku naruszenia w/w Kodeksów obowiązuje wszystkich pracowników administracyjnych Urzędu Gminy Duszniki, w szczególności zaś:
- kierownictwo urzędu- Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik- w zakresie wyznaczenia osoby lub osób, służbowo niezależnych od pracownika, w stosunku do którego wykryto naruszenie zasad Kodeksów, które to osoby mają wyjaśnić i rozstrzygnąć, czy doszło do naruszenia,
- osoba / osoby powołane do wyjaśnienia i rozstrzygnięcia sprawy- w zakresie obiektywnego przeanalizowania otrzymanych informacji, skarg, dowodów z auditów wewnętrznych, itp. i podjęcia decyzji w sprawie (czy naruszenie Kodeksów miało miejsce),
- komisja koleżeńska- w zakresie podjęcia decyzji o wymiarze kary w przypadku naruszenia Kodeksów,
- pracownik, wobec którego stosuje się omawianą procedurę, w zakresie poddania się karze lub odwołania się od decyzji komisji koleżeńskiej.
3. Opis
Poszczególne działania w przypadku naruszenia kodeksu przedstawia poniższy schemat:
W przypadku wykrycia nieprawidłowości, naruszenia lub skargi z zewnątrz na nie przestrzeganie Kodeksów, Kierownictwo, po otrzymaniu i przeanalizowaniu raportu (na formularzu będącym załącznikiem nr 3 do zarządzenia) wyznacza osobę lub osoby, służbowo niezależne od pracownika, wobec którego stosuje się procedurę, by wyjaśniły i rozpatrzyły zasadność raportu.
Osoby te (zespół) mają obowiązek obiektywnego i bezstronnego wyjaśnienia sprawy poprzez badanie dowodów, rozmowy z pracownikami lub osobami, które są lub mogą być świadkami opisanej w raporcie sytuacji. Działają one w możliwie najkrótszym czasie, a swoją decyzję podejmują w odosobnieniu, sporządzając na końcu raport z działań wyjaśniających (załącznik nr 5 do zarządzenia).
Raport z przeprowadzanych działań wyjaśniających zespół składa kierownictwu urzędu, które w zależności od wyniku raportu podejmuje decyzję o oddaleniu sprawy, informując jednocześnie wszystkie osoby związane ze sprawą, lub o powołaniu Komisji Koleżeńskiej, mającej zdecydować o wymiarze kary wobec pracownika, w stosunku do którego toczy się postępowanie zgodnie z niniejszą procedurą. Komisja Koleżeńska składa się tylko z pracowników urzędu w liczbie 5 osób. Powoływana jest przez Kierownictwo w sposób losowy- losowanie pracowników poprzez wyciąganie zwiniętych kartek z nazwiskami w obecności 1 pracownika spoza Kierownictwa. Z okoliczności towarzyszących losowaniu składu Komisji Koleżeńskiej pracownik ten sporządza notatkę służbową, którą dołącza się do dokumentów w tej sprawie.
Komisja Koleżeńska wybiera spośród swego składu 1 osobę, która czuwa nad organizacją spotkania, przygotowuje kartki, zbiera je, zlicza głosy oraz sporządza Raport Komisji Koleżeńskiej (załącznik nr 6 do zarządzenia). Decyzję o wymiarze kary Komisja Koleżeńska podejmuje na zasadzie głosowania na jedną z trzech możliwych kar: (1) upomnienie, (2) nagana z wpisem do akt lub (3) zwolnienie z pracy. Głosowanie odbywa się w sposób tajny, poprzez wpisanie na kartce cyfry 1, 2, lub 3 (odpowiednio do powyższych kar). Głosy są zbierane, zliczane i wpisywane w raporcie, który przekazuje się Kierownictwu. W przypadku braku rozstrzygnięcia w 1 głosowaniu, głosowanie zostaje powtórzone, a jeśli nadal nie ma rozstrzygnięcia, Kierownictwo ponownie losuje skład Komisji Koleżeńskiej.
Kierownictwo, na podstawie raportu Komisji Koleżeńskiej z uwzględnieniem całej dokumentacji w sprawie, podejmuje decyzję. O wyniku raportu oraz podjętej decyzji informuje się pracownika, którego dotyczy postępowanie. Pracownik ten może się odwołać od decyzji do Kierownictwa w terminie 7 dni od otrzymania powyższej informacji. Jeśli Kierownictwo uzna odwołanie za zasadne, powołuje zespół mający wyjaśnić sprawę z nowym składem i procedura postępowania zaczyna się od początku.
Dokumentację postępowania przechowuje Inspektor ds. kadrowo-płacowych.
4. Dokumenty związane
1. Kodeks Etyczny pracowników Urzędu Gminy Duszniki
2. Kodeks Postępowania przyjęty Zarządzeniem nr 23/05 Wójta Gminy Duszniki z dnia 20 maja 2005r.
3. Monitorowanie przestrzegania Kodeksu Etycznego i Kodeksu Postępowania pracowników Urzędu Gminy Duszniki.
5. Załączniki:
1. Raport z działań wyjaśniających
2. Raport Komisji Koleżeńskiej
